无论是学术还是社工，只要有团队有合作，就避免不了开会。然而开会这件事儿，有时令人亢奋，有时却惹人烦恼。那么如何正确、高效的开会呢？我从网上搜罗了些总结组织开会的技巧和要点，为大家提供建议和参考。

一、 掂量得失、权衡利弊：这会，真的要开么？！

1、  会议欠缺议题，这会坚决不开！

2、  议题太多，时间很可能拖得极长，建议不开或分多次开！

3、  没有准备好的会议，不开！

4、  重复性的会议，不开！                                                  

二、会议未开，策划先行：前期筹备不可少！

1、  确定会议目标

具体、细化要讨论的问题；

删去不必要议题；

先解决简单议题。

2、  确定与会者

建议尽量开小型会议；

选择议题相关者；

确定与会者分工。

3、 确定时间地点

选择适合的时间和地点；提前考虑是否需要使用多媒体或者其它资源；进行教室借用，房间预订等。

4、 制订详细的会议进程表（大型会议则应有详细的会议方案、日程安排等）

以10分钟或15分钟为单位进行时间规划

5、 检查细节&准备会议材料和物资

6、  会议通知和会前临时调整

将会议议程精简后发给与会者；

请与会者回复能否参加；

会议前进行二次提醒；

并且最好使与会者能有预先思考。

会议议程的用途：1. 明确会议流程，控制会议时间；2. 作为会议记录的模板

三、 来到现场，控制全局：这是会议的核心流程！

1、“破冰”:如果与会者们是第一次见面，那么可以通过自我介绍或者游戏等方式“破冰”。

2、 主持会议和组织讨论

（1）鼓励每个人参与讨论；

（2） 防止“歪楼”；

观点弄清楚了以后再反驳或讨论的，否则讨论往往会纠缠在一些小问题上，也可能会出现讨论半天，原地踏步的结果

主持者此时要恰当总结，回归主要话题

（3）在想法众多时进行适当总结和引导，陷入僵局时也要能活跃气氛

对于他人的建议，应当引导大家首先从积极的方面予以评价，然后提出意见

（4）控制时间

会议主持者应该对会议议题事先有一定的草拟计划

一项活动的初期策划不适宜进行多人的会议讨论，头脑风暴会浪费大量的时间

限制发言的时间，强制大家用有限的时间表达情况各自的看法

主持人要适时总结，结束讨论

3、会议记录：

（1）对于例会的会议记录，要做到风格、格式的一致

（2）会前确定会议记录者

（3）重点记录对于大家有启发性的内容以及工作安排

（4）会议记录要及时地通过邮件、短信等方式发送给与会者，从而加深会议的效果

四、善始善终、会后跟进

1、 清理会场；

2、 收集与会者对会议的意见；可以在会议进行之前填写匿名的意见表，从而充分利用会议前大家相互等待的时间

3、 整理并会议讨论资料（会议记录整理）；

4、 信息共享：将会议资料发送与会者，以及议题相关者。

5、 管理者要务必和与会者保持联系，确认会议意志被贯彻：

（1）分配任务时要具体明确，落实到人，而且有截止日期；

（2） 短信、邮件等进行工作跟进。

 

附：具体的一些加强沟通和参与度的手段：

（1）参考资料：帮助对议题了解不多的与会者进入状态。

（2）提问反馈：如果有参与度比较低的与会者，可以通过询问意见来取得反馈。

（3）头脑风暴：鼓励思想为先，自由的讨论氛围，有一定的草案和引导。